Student Attendancy Control System
YOKLAMA SİSTEMİNİN KULLANIMI
- Yoklama işlemi dersin Öğretim Elemanları tarafından başlatılacaktır. Öğretim Elemanı ders saati içinde kendi Akademik kimliğini cihaza okutarak ‘’ YOKLAMA BAŞLATILDI ‘’ uyarısını görecektir. Öğretim Üyesi tarafından yoklamanın başlatılmadığı sınıflarda öğrenci kartını okuttuğunda ‘’BU SINIFTA ŞU ANDA AKTİF YOKLAMA YOKTUR ‘’ uyarısı görülecektir.
- Öğretim Elemanı tarafından başlatılan yoklama işlemi sonrası öğrenciler tek tek öğrenci kimlik kartlarını cihaza okutacaklardır.
- Son olarak Öğretim Elemanı kartını tekrar okutacaktır. Bu işlem ile cihaz ‘’YOKLAMA KAPATILDI ‘’ uyarısı vererek işlem tamamlanacaktır. Unutulması durumunda yoklama 15 dakika sonra otomatik kapanacaktır. Gerekli görüldüğü hallerde yine ders saatleri içinde olmak kaydı ile Öğretim Elemanı yoklamayı birden fazla açıp kapatabilecektir.
Dokuz Eylül Üniversitesi
Ön Lisans ve Lisans Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
Madde 20 :
a) Teorik derslerin ve öğretim üyeleri veya elemanları tarafından sınıfta yapılan uygulamaların en az %70’ine katılmış olması,
b) Laboratuvar, proje, atölye, sınıf dışında yapılan uygulamalar ve benzeri yarıyıl içi veya yıl içi çalışmalarının en az % 80’ine katılmış olması,
UYARILAR
-
- Yoklama durumunuzu gösterir listede yer alan derslerin gün, saat gibi bilgilerinde yanlışlık olduğunu düşünüyor iseniz omer.aydin@deu.edu.tr adresine doğru bilgileri belirterek bilgi veriniz.
- Yoklama kayıtları günlük olarak aktarılmaktadır. Bu nedenle kart bilgisi güncelleme, yoklama bilgileri vb. ertesi gün sisteme yansımaktadır.
- Yoklama durumu görüntüleme raporundaki bilgiler öğrencilerimize devam durumları hakkında bilgi vermek amacı ile yayınlanmaktadır. Asıl bilgiler sistemimizde kayıtlı bilgilerdir. Burada görüntülediğiniz bilgilerde yanlışlık olması durumunda asıl sistemimizdeki kayıtlar dikkate alınacaktır.
- Ders saatinde ve dersliklerinde değişiklikler olabileceğinden dolayı buradaki bilgiler zaman için güncellenip değişebilir.
- Debis üzerinde kayıtlandığınız ders dışındaki başka şubeye katıldığınızda yoklama kaydınız geçersiz sayılmaktadır. Aynı şekilde Örgün öğrencileri İkinci öğretim, İkinci öğretim öğrencileri örgün öğretim derslerine katıldıklarında devamları geçersiz sayılmaktadır. Bu nedenle devam zorunlu derslerde DEBİS sisteminde kayıtlı göründüğünüz derse katılmanız gerekmektedir. Fakültemiz ders programının güncel haline ulaşmak için https://iibf.deu.edu.tr/?p=224 adresini inceleyebilirsiniz.
- Yoklama sistemimiz Öğretim Elemanının yoklamayı yayınlanan ders saatleri içinde açmasına ve derse katılan öğrencilerin bu ders saati içinde kart göstermesine göre tasarlanmıştır. Fakat dersin uzaması vb. durumlardan dolayı ders saatini taşan yoklama işlemleri olabilmektedir. Tüm sınıfın ders saati dışında yoklamaya katılması durumunda sistemde “YOKLAMA AÇILMADI” şeklinde görünebilir. Bir kısım öğrencinin ders saati içinde bir kısmının öğrencinin ders saati dışında yoklamaya katılması durumunda , ders saati içinde kart gösterenlerde “DERSTE“, ders saati dışında kart gösterenlerde “DERSTE YOK” şeklinde görünebilmektedir. Tüm bu kayıtlar zaman içinde düzenlenerek ders saati içine otomatik olarak alınarak düzeltilecektir. Dönem kapanmadan bu durumu düzelmeyen öğrencilerimizin bilgi işlem birimimize gelip bilgi vermeleri gerekmektedir. Yoklamaya katıldığınız kayıtların dökümüne bir sonraki sayfadaki Yoklama Kayıtlarınızın Dökümü linkini tıklyarak ulaşabilir, derslerin saatleri ve öğretim elemanları ile karşılaştırabilirsiniz
- Yukarıdaki durumlar dışında yoklama kayıtlarında ekleme, çıkarma , derste gösterme vb. kesinlikle işlem yapılmamaktadır.
- Dersi veren öğretim elemanlarından alınacak “Öğrenci derstedir” vb. şeklindeki bildirimler (yazılı veya sözlü) daha önce duyurulan dekanlık duyurumuzda (https://iibf.deu.edu.tr/?p=6565) belirtildiği üzere kabul edilmemektedir.
- Derse katılmayıp özel mazeret, rapor vb. bildirenler hakkında işlem yapılmamaktadır.
- İkinci Öğretim öğrencileri örgün öğretim derslerine veya örgün öğretim öğrencileri ikinci öğretim derslerine girip yoklama işlemi yaptıkları taktirde yoklamaları geçersiz sayılacaktır. Aynı şekilde farklı şubelerin dersine katılan öğrencilerin yoklamalarıda geçersiz sayılacaktır. Öğrencilerin kendi derslerine ve ders saatlerine riayet etmeleri gerekmektedir.
- Kart cihaza gösterildiğinde, cihazdan hiçbir uyarı, tepki alınmıyor ise, öğrenci kartı arızalı demektir. Bu durum yoklama anında gerçekleşirse veya öğrenci kimliğinizi (aktif yoklama kartı) unutma, kaybetme vb. durumlarla , yeni kayıt olduğundan dolayı kartı henüz basılmamış öğrencilerimizin aşağıdaki işlemleri yapmaları gerekmektedir.
- Öğrenciye ait öğrencilerimizin bazılarına dağıtılmış olan İş Bankası Sarı Kimlik, (2013 girişli ve öncesi öğrenciler için geçerli olabilir.)
- İş Bankası Sarı kimliği de olmayan öğrencilerimiz Kentkartlarını (Öğrenci kentkart olup olmaması farketmemektedir.),
- Kentkartı bulunmayan öğrencilerimiz yoklama cihazlarımız tarafından okunana herhangi bir manyetik kartı (bazı banka kartları)
- Üzerinde hiçbir kartı bulunmayan öğrencilerimiz bir arkadaşından rica edecekleri ve aktif olarak yoklamada kullanılmayan bir manyetik kartı cihazlara (TC kimlik kartları korumalı olduğundan onların kullanılmaması gerekmektedir.) okutmalıdırlar.
Yukarıda anlatılmış yöntem sadece kartın kaybedilmesi sonrası yeni kart çıkarılana kadar veya günlük olarak kartın unutulması durumunda öğrencinin kendisinin derse şahsen derse katıldığı durumlar için geçerlidir. Başkası adına kart gösteren öğrencilerin bu durmu tespit edildiğinde haklarında işlem başlatılacaktır.
- Yukarıdaki maddelerde belirtilen tüm durumlar dışında hiçbir manyetik kart okutamayan öğrencilerimiz yoklama aktifken (mesai saatleri içinde ise) bilgi işlem birimine başvuru yapıp geçici kart talep ederek cihazlarda okutabilirler. Sonrasında okutulan kart ile herhangi bir zamanda Bilgi İşlem birimine başvurularak sistem üzerindeki kayıt asıl karta aktarılacaktır. Böylece yoklama geçerli sayılacaktır. Bunların dışında yoklamada kart basmayan öğrencilerimiz o derste yok sayılacaklardır. Dersi veren öğretim elemanlarından alınacak öğrencinin derste olduğunu gösterir bildirimler sisteme teknik olarak işlenememekte olduğundan kabul edilmeyecektir.KAYIP KART, KARTIN UNUTULMASI VB. DURUMLAR NEDENİ İLE YUKARIDAKİ 11. ve 12. MADDEDEKİ İŞLEMLERİ UYGULAYAN ÖĞRENCİLERİMİZ BU İŞLEMİN KÖTÜYE KULLANIMINI ÖNLEMEK İÇİN BU İŞLEMİ DÖNEM BOYUNCA ANCAK 3 DEFA TEKRARLAYABİLİRLER. DEVAMLI ÖĞRENCİ KARTI YERİNE BAŞKA KART BASTIM DİYEREK AKTARIM YAPMAK İSTEYEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ KABUL EDİLMEYECEKTİR.
- Sistemde ayı anda birden fazla kart aktif olmamaktadır. Fakat asıl kartın dışında yukarıda belirtilen kayıp,unutma, manyetiğin bozulması gibi durumlarda basılan tanımsız kartın sisteme işlenmesi aşamasında asıl kart ile gösterilen kayıtlarda incelenerek aynı anda kart kullanılıp kullanılmadığı tespit edilmektedir. Kötüye kullanımın önüne geçilmesi için asıl kartın dışında basılmış kartlar sistemde görünmeyecektir.
- Bozuk kartların yenilenmesi sonrası Bilgi İşlem birimine başvurularak eski yoklama kayıtlarının yeni kart üzerine aktarılması sağlanmalıdır. Yenileme işlemi sonrası Bilgi İşlem birimine ulaşamazsanız ve derslerinizde yoklama alınma durumu olur ise yeni çıkarttığınız kart ile yoklamayı okutabilirsiniz. Bu durumda ‘’ TANIMSIZ KART ‘’ şeklinde uyarı alacaksınız. Bu durumdan sonra Bilgi İşlem birimine ulaştığınızda kartınızın eşleştirmesini yapabilirsiniz.
- Fakültemiz öğrencilerine daha önce dağıtılmış olan beyaz kartlar, geçersiz olup, kendi öğrenci kimlik kartlarının kullanılması gerekmektedir. Elinde beyaz kart olan öğrencilerimiz bu kartları Bilgi İşlem Birimine teslim etmelidirler.
- Tanımlı kartlar için sistem ‘’ YOKLAMA ALINDI ÖĞRENCİ NO VE ÖĞRENCİ ADI ‘’ şeklinde bir uyarı verecektir.
- Kart değişikliği, sonradan kayıt olma vb. durumlarda cihaz kartı tanımayacaktır ve ‘’ TANIMSIZ KART ‘’ şeklinde uyarı verecektir. Bu durumda da yoklamanız alınmış olacaktır, fakat bu uyarıyı görüyor iseniz Bilgi İşlem birimine başvurarak kartınız ile öğrenci numaranızı eşleştirme işlemi yaptırmanız gerekmektedir. Bu işlem herhangi bir zamanda yaptırılabilir. Eşleşme yapılana kadar ‘’ TANIMSIZ KART ‘’ uyarısı almaya devam edilecektir.
- Yoklama işlemi hep aynı öğrenci kartı kullanılarak yapılmalıdır.
Yoklama sonuçları DEÜ İktisadi ve İdari Bilimler web sitesinin ana sayfasında linki bulunan https://iibf.deu.edu.tr/fbs/ adresinden görüntülenebilmektedir.